Pengertian Rekam Medis

A.    Rekam Medis

1.      Pengertian Rekam Medis

            Pengertian Rekam Medis dalam berbagai kepustakaan dituliskan dalam berbagai pengertian, seperti dibawab ini:

·       Menurut Edna K Huffman: Rekam Medis adalab berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan bagaimana pelayanan yang diperoleb seorang pasien selama dirawat atau menjalani pengobatan.

·        Menurut Permenkes No. 749a/Menkes!Per/XII/1989: Rekam Medis adalah berkas yang beiisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, basil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang diterima pasien pada sarana kesebatan, baik rawat jalan maupun rawat inap.

·        Menurut Gemala Hatta: Rekam Medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleb para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien.

·       Waters dan Murphy : “Kompendium (ikhtisar) yang berisi informasi tentang keadaan pasien selama perawatan atau selama pemeliharaan kesehatan”.

          Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik , laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. 

           Kalau diartikan secara sederhana, rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada catatan biasa, sesudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang datang ke rumah sakit. (Protap RM, 1999: 56) 

          Rekam medis mempunyai pengertian, yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan. Akan tetapi mempunyai pengertian sebagai  suatu sistem penyelenggaraan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatan sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapat pelayanan medik di rumah sakit. Dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan / peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya. (Protap RM, 1999: 56)

          Yang bertanggung jawab atas pemilikan dan pemanfaatan Rekam Medis adalah Direktur Rumah Sakit, pihak Direktur bertanggung jawab atas hilang, rusak, atau pemalsuaannya, termasuk penggunaannya oleh badan atau orang yang tidak berhak. Isi rekam medis dimiliki oleh pasien yang wajib dijaga kerahasiaanya, terutama oleh petugas kesehatan yang bertugas di  ruangan selama pasien dirawat, tidak seorangpun diperbolehkan mengutip sebagian atau seluruh Rekam Medik sebuah Rumah Sakit untuk kepentingan pihak-pihak lain atau perorangan, kecuali yang ditentukan oleh peraturan  perundang-undangan yang berlaku. (Protap RM, 1999: 57)

        Berkas rekam medik sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke tempat keperawatan lain jika seandainya pasien dirujuk untuk  mendapatkan perawatan lanjutan di institusi atau rumah sakit lain, yang dikirimkan cukup resume (kesimpulan) saja. Kelalaian dalam pengelolaan dan pemanfaatan rekam medis dapat dikenankan saksi oleh Dirjen Yanmed atau Direktur Rumah Sakit yang bersangkutan. (Buku Pedoman Catatan Medik seri 7 revisinya dibuat berdasarkan Permenkes No. 749 a / Menkes / Per / XII / 1998). 

2.      Isi Rekam Medis

            Rekam medik rumah sakit merupakan komponen penting dalam pelaksanaan kegiatan manajemen rumah sakit, rekam medik rumah sakit harus mampu menyajikan informasi lengkap tentang proses pelayanan medis dan kesehatan di rumah sakit, baik dimasa lalu, masa kini maupun perkiraan masa datang tentang apa yang akan terjadi. Aspek Hukum Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) tentang pengisian rekam medik dapat memberikan sanksi hukum bagi rumah sakit atau petugas kesehatan yang melalaikan dan berbuat khilaf  dalam pengisian lembar-lembar rekam medik (Permenkes, 1992: 27).

            Ada dua kelompok data rekam medik rumah sakit di sebuah rumah sakit yaitu kelompok data medik dan kelompok data umum (Permenkes, 1992: 28)

a.        Data Medik

                  Data medik dihasilkan sebagai kewajiban pihak pelaksana pelayanan medis, paramedik dan ahli kesehatan yang lain (paramedis keperawatan dan para non keperawatan). Mereka akan mendokumentasikan semua hasil pemeriksaan dan pengobatan pasien dengan menggunakan alat perekam tertentu, baik secara manual dengan komputer. Jenis rekamnya disebut dengan rekam medik (Permenkes, 1992: 28)

                  Petunjuk teknis rekam medik rumah sakit sudah tersusun tahun 1992 dan diedarkan ke seluruh organisasi Rumah Sakit di Indonesia. Ada dua jenis rekam medik rumah sakit (Permenkes, 1992: 28). Yaitu : 

1.    Rekam medis untuk pasien rawat jalan termasuk pasien gawat darurat

Berisi identitas pasien, hasil  anemnesis (keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat penyakit yang pernah diderita, riwayat keluarga tentang penyakit yang mungkin diturungkan atau yang ditularkan diantara keluarga), hasil pemeriksaan, (fisik laboratorium, pemeriksaan kasus lainnya), diagnostik karja, dan pengobatan atau tindakan, pencatatan data ini harus diisi selambat-lambatnya 1 x 24 jam setelah pasien diperiksa.

2.    Rekam medik untuk pasien rawat inap

Hampir sama dengan isi rekam medis untuk pasien rawat jalan, kecuali persetujuan pengobatan atau tindakan, catatan konsultasi, catatan perawatan oleh perawat dan tenaga kesehatan lainnya, catatan observasi klinik, hasil pengobatan, resume akhir, dan evaluasi pengobatan.

3.    Pendelegasian membuat Rekam Medis

Selain dokter dan dokter gigi yang  membuat/mengisi rekam medis, tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan langsung kepada pasien dapat membuat/mengisi rekam medis atas perintah/ pendelegasian secara tertulis dari dokter dan dokter gigi yang menjalankan praktik kedokteran.

b.      Data Umum

                  Data umum dihasilkan oleh kelompok kegiatan non medik yang akan mendukung kegiatan kelompok data medik di poliklinik. Beberapa contoh kegiatan Poliklinik adalah kegiatan persalinan, kegiatan radiology, kegiatan perawatan, kegiatan pembedahan, kegiatan laboratorium dan sebagainya. Data umum pendukung didapatkan dari kegiatan pemakaian ambulans, kegiatan pemesanan makanan, kegiatan kepegawaian, kegiatan keuangan dan sebagainya (Permenkes, 1992: 28)

1.    Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

Di dalam uraian ini terdapat dua pengertian yang sangat erat kaitannya yaitu :

a.       Tujuan Rekam Medis

               Tujuan rekam medik adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan  benar, tidak mungkin tertib  administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.  

b.      Kegunaan Rekam Medis

               Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain, (Dirjen Yankes  1993: 10)

1.      Aspek Administrasi 

       Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena Isinya  menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2.      Aspek Medis

      Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

3.      Aspek Hukum

      Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai  hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan. 

4.      Aspek Keuangan

      Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.

5.      Aspek Penelitian

      Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

6.      Aspek Pendidikan

      Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.

7.      Aspek Dokumentasi

      Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. 

            Dengan melihat beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan (Dirjen Yankes, 1993: 12) :

·        Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.

·        Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

·        Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung / dirawat di rumah sakit.

·       Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

·        Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun Dokter dan tenaga kesehatan dan lainnya.

·        Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan.

·        Sebagai dasar ingatan penghitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.

·         Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan 

2.    Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis

a.    Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis

        Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran menegaskan bahwa dokter dan dokter gigi wajib membuat rekam medis dalam menjalankan  praktik kedokteran. Setelah memberikan pelayanan praktik kedokteran kepada pasien, dokter dan dokter gigi segera melengkapi rekam medis dengan mengisi atau menulis semua pelayanan praktik kedokteran yang telah dilakukannya.

        Setiap catatan dalam rekam medis  harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan. Apabila dalam pencatatan rekam medis menggunakan teknlogi informasi elektronik, kewajiban membubuhi tanda tangan dapat diganti dengan menggunakan nomor identitas pribadi/personal identification number (PIN).

        Dalam hal terjadi kesalahan saat melakukan pencatatan pada rekam medis, catatan dan berkas tidak boleh dihilangkan atau dihapus dengan cara apapun. Perubahan catatan atas kesalahan dalam rekam medis hanya dapat dilakukan dengan pencoretan dan kemudian dibubuhi parafpetugas yang bersangkutan. Lebih lanjut penjelasan tentang tata cara ini dapat dibaca pada Peraturan Menteri Kesehatan tentang Rekam Medis dan pedoman pelaksanaannya.

b.    Kepemilikan Rekam Medis

        Sesuai UU Praktik Kedokteran, berkas rekam medis menjadi milik dokter, dokter gigi, atau sarana pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis dan lampiran dokumen menjadi milik pasien.

c.    Penyimpanan Rekam Medis

        Rekam medis harus disimpan dan dijaga kerahasiaan oleh  dokter, dokter gigi dan pimpinan sarana kesehatan. Batas waktu lama penyimpanan menurut Peraturan Menteri Kesehatan paling lama 5 tahun dan resume rekam medis paling sedikit 25 tahun.

d.   Pengorganisasian Rekam Medis

        Pengorganisasian rekam medis sesuai dengan  Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis (saat ini sedang direvisi) dan pedoman pelaksanaannya.

e.    Pembinaan, Pengendalian, dan Pengawasan

        Untuk Pembinaan, Pengendalian dan Pengawasan tahap Rekam Medis dilakukan oleh  pemerintah pusat, Konsil Kedokteran Indonesia, pemerintah daerah, organisasi profesi.

3.    Alur Rekam Medis

               Alur rekam medis pasien rawat jalan dari mulai pendaftaran hingga penyimpanan rekam medis secara garis besar (Menurut Depkes) adalah sebagai berikut (Depkes, 1997: 15) :  

1.                         Pasien membeli karcis di loket pendaftaran.

2.                        Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke tempat penerimaan pasien Rawat Jalan. 

3.                        Petugas tempat penerimaan, pasien Rawat Jalan mencatat pada buku register nama pasien, nomor Rekam Medis,  identitas, dan data sosial pasien dan mencatat keluhan pada kartu poliklinik.

4.                        Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk diberikan kepada pasien, yang harus dibawa apa pasien berobat ulang.

5.                        Pasien ulangan yang sudah memiliki kartu berobat  disamping harus memperlihatkan karcis juga harus menunjukan kartu berobat kepada petugas akan mengambil berkas Rekam Medis pasien ulangan tersebut.

6.                       Kartu poliklinik dikirim ke poliklinik yang dituju sesuai dengan keluhan pasien, sedangkan pasien datang sendiri ke poliklinik.

7.                       Petugas poliklinik mencatat pada buku Register Pasien Rawat Jalan nama, nomor rekam medis, jenis kunjungan, tinakan atau pelayanan yang diberikan dan sebagainya.

8.                        Petugas di Poliklinik (perawat) membuat laporan atau rekapitulasi harian pasien Rawat jalan.

9.                        Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam Medis dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya.

10.                   Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit. 

11.                    Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam Medisnya (Januarsyah, 1999: 79)

4.    Aspek Hukum, Disiplin, Etik dan Kerahasiaan Rekam Medis

               Rekam medis dapat melindungi minat hukum (legal interest) pasien, rumah sakit, dan dokter serta staff rumah sakit bila ketiga belah pihak melengkapi kewajibannya masing-masing terhadap berkas rekam medis.

Dasar hukum rekam medis di Indonesia :

1.    Peraturan Pemerintah No.10 Tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran

2.    Peraturan Pemerintah No.32 Tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan

3. Keputusan Menteri Kesehatan No.034/Birhub/1972 tentang Perencanaan dan Pemeliharaan Rumkit dimana rumah sakit di wajibkan:

·         Mempunyai dan merawat statistic yang up to date

·        Membina rekam medis berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan

4.    Peraturan Menteri Kesehatan No.749a/Menkes/Per/xii/89 tentang rekam medis

a.       Rekam Medis Sebagai Alat Bukti

            Rekam medis dapat digunakan sebagai salah satu alat bukti tertulis di pengadilan.

b.      Kerahasiaan Rekam Medis

            Setiap dokter atau dokter gigi dalam  melaksanakan praktik kedokteran wajib menyimpan kerahasiaan yang menyangkut riwayat penyakit pasien yang tertuang dalam rekam medis. Rahasia kedokteran tersebut dapat dibuka hanya untuk kepentingan pasien untuk memenuhi permintaan aparat penegak hukum (hakim majelis), permintaan pasien sendiri atau berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

            Berdasarkan Kitab Undang-Undang Hukum Acara Pidana, rahasia kedokteran (isi rekam medis) baru dapat dibuka bila diminta oleh hakim majelis di hadapan sidang  majelis. Dokter dan dokter gigi bertanggung jawab atas kerahasiaan rekam medis sedangkan kepala sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab menyimpan rekam medis.

c.       Sanksi Hukum

            Dalam Pasal 79 UU Praktik Kedokteran secara tegas mengatur bahwa setiap dokter  atau dokter gigi yang dengan sengaja tidak membuat rekam medis dapat dipidana dengan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).

            Selain tanggung jawab pidana, dokter dan dokter gigi yang tidak membuat rekam medis juga dapat dikenakan sanksi secara perdata, karena dokter dan dokter gigi tidak melakukan yang seharusnya dilakukan (ingkar janji/wanprestasi) dalam hubungan dokter dengan pasien.

d.      Sanksi Disiplin dan Etik

            Dokter dan dokter gigi yang tidak membuat rekam medis selain mendapat sanksi hukum juga dapat dikenakan sanksi disiplin dan etik sesuai dengan UU Praktik Kedokteran, Peraturan KKI, Kode Etik Kedokteran Indonesia (KODEKI) dan Kode Etik Kedokteran Gigi Indonesia (KODEKGI).

            Dalam Peraturan Konsil Kedokteran Indonesia Nomor 16/KKI/PER/VIII/2006 tentang Tata Cara Penanganan Kasus Dugaan Pelanggaran Disiplin MKDKI dan MKDKIP, ada tiga alternatif sanksi disiplin yaitu :

·                      Pemberian peringatan tertulis.

·                      Rekomendasi pencabutan surat tanda registrasi atau surat izin praktik.

·                     Kewajiban mengikuti pendidikan atau pelatihan di institusi pendidikan kedokteran atau kedokteran gigi.

            Selain sanksi disiplin, dokter dan dokter gigi yang tidak membuat rekam medis dapat dikenakan sanksi etik oleh organisasi profesi yaitu Majelis Kehormatan Etik Kedokteran (MKEK) dan Majelis Kehormatan Etik Kedokteran Gigi (MKEKG).

5.    Kaitan Rekam Medis dengan Manajemen Informasi Kesehatan

Rekam medis sangat terkait dengan manajemen informasi kesehatan karena  data-data di rekam medis dapat dipergunakan sebagai :

·  Alat komunikasi (informasi) dan dasar pengobatan bagi dokter, dokter gigi  dalam memberikan pelayanan medis.

·   Masukan untuk menyusun laporan epidemiologi penyakit dan demografi (data sosial pasien) serta sistem informasi manajemen rumah sakit 

·   Masukan untuk menghitung biaya pelayanan 

·  Bahan untuk statistik kesehatan 

·   Sebagai bahan/pendidikan dan penelitian data

KOMPETENSI PEREKAM MEDIS
Menentukan nomor kode diagnosis pasien sesuai petunjuk dan peraturan pada pedoman buku ICD yang berlaku (ICD-10 Volume 2), Mengumpulkan kode diagnosis pasien untuk memenuhi sistim pengelolaan, penyimpanan data pelaporan untuk kebutuhan analisis sebab tunggal penyakit yang dikembangkan, Mengklasifikasikan data kode diagnosis yang akurat bagi kepentingan informasi morbiditas dan sistem pelaporan morbiditas yang diharuskan, Menyajikan informasi morbiditas dengan akurat dan tepat waktu bagi kepentingan monitoring KLB epidemiologi dan lainnya, Mengelola indeks penyakit dan tindakan guna kepentingan laporan medis dan statistik serta permintaan informasi pasien secara cepat dan terperinci.,
Menjamin validitas data untuk registrasi penyakit, Mengembangkan dan mengimplementasikan petunjuk standar koding dan pendokumentasian
Aspek Hukum Dan Etika Profesi
Deskripsi Kompetensi: Perekam Medis mampu melakukan tugas dalam memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.
Manajemen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan
Deskripsi Kompetensi: Perekam Medis mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
Menjaga Mutu Rekam Medis
Deskripsi Kompetensi: Perekam Medis mampu merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan menilai mutu rekam medis.
Statistik Kesehatan
Deskripsi Kompetensi: Perekam Medis mampu menggunakan statistik kesehatan untuk menghasilkan informasi dan perkiraan (forcasting) yang bermutu sebagai dasar perencanaan dan pengambilan keputusan di bidang pelayanan kesehatan.
Manajemen Unit Kerja Manajemen Informasi Kesehatan/ Rekam Medis
Deskripsi Kompetensi: Perekam Medis mampu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK) / rekam medis (RM) di instalansi pelayanan kesehatan.
Kemitraan Profesi
Deskripsi Kompetensi : Perekam Medis mampu berkolaborasi inter dan intra profesi yang terkait dalam pelayanan kesehatan
Melaksanakan komunikasi efektif dengan semua tingkatan, Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar profesi kesehatan, non kesehatan dan antar organisasi yang berkaitan dengan profesi, Memberikan informasi database MIK dengan efisien dan efektif, Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi pelanggan baik internal & ekternal, Melaksanakan komunikasi dengan teknologi mutakhir (internet, e-mail, fax, dll), Melaksanakan negosiasi dan advokasi tentang pelayanan MIK/rekam medis, Memberikan konsultasi dalam pengelolaan informasi kesehatan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, Menjalin kerjasama dengan Bagian Sistem Informasi RS dalam pengembangan teknologi baru
KODE ETIK
Bahwa memajukan kesejahteraan umum adalah salah satu tujuan nasional yang ingin diwujudkan oleh bangsa Indonesia. Kesehatan merupakan salah satu wujud dari kesejahteraan nasional dan mempunyai andil yang besar dalam pembangunan sumber daya manusia berkualitas yang dapat mendukung kelangsungan kehidupan bangsa dan terwujudnya cita-cita nasional yaitu masyarakat adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan merupakan aspek penting untuk mendukung keberhasilan pembangunan kesehatan. Oleh karena itu pengembangan sistem dan penerapannya didukung oleh tenaga profesi yang berkualitas. Karena Rekam Medis dan Informasi Kesehatan menyangkut kepentingan kerahasiaan pribadi pasien dan rahasia jabatan, maka Perekam Medis merasa perlu untuk merumuskan pedoman sikap dan perilaku profesi, baik anggota Perhimpunan Profesional Perekam Medis Indonesia (PORMIKI) maupun Perekam Medis lainnya dalam mempertanggungjawabkan segala tindakan profesinya, baik kepada profesi, pasien maupun masyarakat luas.
Pedoman sikap dan perilaku Perekam Medis ini dirumuskan dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil gunapartisipasi kelompok Perekam Medis dalam pembangunan nasional khususnya pembangunan kesehatan. Maka berdasarkan pemikiran di atas, Kongres I PORMIKI menyepakati Kode Etik Perekam Medis sebagai berikut:
Kewajiban Umum
1. Di dalam melaksanakan tugas profesi, tiap Perekam Medis selalu bertindak demi kehormatan diri, profesi dan organisasi PORMIKI.
2. Perekam Medis selalu menjalankan tugas berdasarkan standar profesi tertinggi.
3. Perekam Medis lebih mengutamakan pelayanan daripada kepentingan pribadi dan selalu berusaha memberikan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan yang bermutu.
4. Perekam Medis wajib menyimpan dan menjaga data rekam medis serta informasi yang terkandung di dalamnya sesuai dengan ketentuan prosedur manajemen, ketetapan pimpinan institusi dan peraturan perundangan yang berlaku.
5. Perekam Medis selalu menjunjung tinggi doktrin kerahasiaan dan hak atas informasi pasien yang terkait dengan identitas individu atau sosial.
6. Perekam Medis wajib melaksanakan tugas yang dipercaya pimpinan kepadanya dengan penuh tanggungjawab, teliti dan akurat.
Perbuatan/ tindakan yang bertentangan dengan kode etik :
1. Menerima ajakan kerjasama seseorang / orang untuk melakukan pekerjaan yang menyimpang dari standar profesi yang berlaku.
2. Menyebarluaskan informasi yang terkandung dalam rekam medis yang dapat merusak citra Perekam Medis.
3. Menerima imbalan jasa dalam bentuk apapun atas tindakan no.1 dan 2.
Peningkatan Pengetahuan Dan Kemampuan
Peningkatan pengetahuan dan kemampuan profesional, baik anggota maupun organisasi dituntut untuk meningkatkan pengetahuan, kemampuan profesi melalui penerapan ilmu dan teknologi yang berkaitan dengan perkembangan di bidang Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Kewajiban Terhadap Profesi
1. Perekam Medis wajib mencegah terjadinya tindakan yang menyimpang dari Kode Etik Profesi.
2. Perekam Medis wajib meningkatkan mutu rekam medis dan informasi kesehatan.
3. Perekam Medis wajib berpartisipasi aktif dan berupaya mengembangkan serta meningkatkan citra profesi.
4. Perekam Medis wajib menghormati dan mentaati peraturan dan kebijakan organisasi profesi.
Kewajiban Terhadap Diri Sendiri
1. Perekam Medis wajib menjaga kesehatan dirinya agar dapat bekerja dengan baik.
2. Perekam Medis wajib meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan sesuai dengan perkembangan IPTEK yang ada.

Pengertian REKAM MEDIS
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas ,
anamnesa,penentuan fisik , laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik
yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap , rawat jalan maupun
yang mendapatkan pelayanan gawat darurat 1.
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas , tidak hanya sekedar kegiatan
pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam
medis yaitu mulai pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik , dilanjutkan
dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta
pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman
apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya 1
Rekam medis mempunyai 2 bagian yang perlu diperhatikan yaitu bagian pertama
adalah tentang INDIVIDU : suatu informasi tentang kondisi kesehatan dan penyakit pasien
yang bersangkutan dan sering disebut PATIENT RECORD, bagian kedua adalah tentang
MANAJEMEN: suatu informasi tentang pertanggungjawaban apakah dari segi manajemen
maupun keuangan dari kondisi kesehatan dan penyakit pasien yang bersangkutan 2
Rekam medis juga merupakan kompilasi fakta tentang kondisi kesehatan dan penyakit
seorang pasien yang meliputi 2:
– data terdokumentasi tentang keadaan sakit sekarang dan waktu lampau
– pengobatan yang telah dan akan dilakukan oleh tenaga kesehatan profesional secara
tertulis.
Secara umum, informasi yang tercantum dalam rekam medis seorang pasien harus
meliputi 2:
– Siapa (Who) pasien tersebut dan Siapa (Who) yang memberikan pelayanan
kesehatan/medis
2
– Apa (What), Kapan (When) , Kenapa (Why) dan Bagaimana (How) pelayanan
kesehatan/medis diberikan
– Hasil akhir atau dampak (Outcome) dari pelayanan kesehatan dan pengobatan
Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis 1
Tujuan Rekam Medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan . Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan
rekam medis yang baik dan benar , maka tertib administrasi tidak akan berhasil
Kegunaan Rekam Medis antara lain:
1. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi , karena isinya menyangkut
tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga mdis dan perawat
dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan
2. Aspek Medis
Catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan
yang harus diberikan kepada pasien
Contoh :
 Identitas pasien name, age, sex, address, marriage status, etc.
 Anamnesis  “fever” how long, every time, continuously, periodic???
 Physical diagnosis head, neck, chest, etc.
 Laboratory examination, another supporting examination. Etc
3. Aspek Hukum
Menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan , dalam
rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan
keadilan
4. Aspek Keuangan
Isi Rekam Medis dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran
pelayanan . Tanpa adanya bukti catatan tindakan /pelayanan , maka pembayaran tidak
dapat dipertanggungjawabkan
5. Aspek Penelitian
Berkas Rekam medis mempunyai nilai penelitian , karena isinya menyangkut
data/informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian .
6. Aspek Pendidikan
3
Berkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan , karena isinya menyangkut
data/informasi tentang kronologis dari pelayanan medik yang diberikan pada pasien
7. Aspek Dokumentasi
Isi Rekam medis menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan sarana kesehatan
Berdasarkan aspek-aspek tersebut , maka rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat
luas yaitu :
1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga kesehatan lainnya yang ikut
ambil bagian dalam memberikan pelayanan kesehatan
2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan
kepada seorang pasien
3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan , perkembangan penyakit dan
pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di Rumah sakit
4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa , penelitian dan evaluasi terhadap program
pelayanan serta kualitas pelayanan
Contoh : Bagi seorang manajer :
– Berapa banyak pasien yang dating ke sarana kesehatan kita ? baru dan lama ?
– Distribusi penyakit pasien yang dating ke sarana kesehatan kita
– Cakupan program yang nantinya di bandingkan dengan target program
5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, sarana kesehatan maupun tenaga
kesehatan yang terlibat
6. Menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk keperluan pengembangan
program , pendidikan dan penelitian
7. Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan kesehatan
8. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta bahan
pertanggungjawaban dan laporan
4
Dimana memulai pengisian rekam medis ? 2
Rekam medis mulai diisi saat seorang pasien atau klien datang ke fasilitas kesehatan
meminta bantuan untuk memecahkan masalah kesehatannya.
Pengisian rekam medis dimulai dengan pengisian format informasi identitas pasien
atau klien, dan format ini biasanya diletakkan pada halaman terdepan dari dokumen rekam
medis dan merupakan bagian dari PATIENT RECORD. Format informasi tentang identitas
pasien atau klien, biasanya berisi nama, umur, jenis kelamin, status pernikahan, alamat dan
lain-lain.
Selanjutnya dilakukan pengisian format PATIENT RECORD lainnya seperti :
• Anamnesis misalnya pasien dating dengan keluhan panas, maka pada anamnesis
ditanyakan sejak kapan, apakah panasnya sepanjang hari atau periodic dan lain lain.
• Physical diagnosis Pemeriksaan fisik mulai dari kepala sampai dengan kaki sesuai
kebutuhan.
• Laboratory examination dan atau pemeriksaan lain seperti radiologi dan lain lain.
Seluruh format dalam rekam medis harus diisi sesuai kebutuhannya dan setiap tenaga
kesehatan yang melakukan pemeriksaan, pelayanan medis, konsultasi dan sebagainya harus
mencantumkan nama jelas dan tanda tangannya.
Dari PATIENT RECORD tersebut, setiap sarana kesehatan harus melakukan
rekapitulasi dari semua variable yang dibutuhkan. Kegiatan ini merupakan bagian dari
kegiatan rekam medis di bidang MANAJEMEN. Variabel-variabel yang direkapitulasi
antara lain:
– Berapa banyak pasien yang datang ke sarana kesehatan tersebut setiap hari, setiap bulan
dan setiap tahun?
– Jenis-jenis penyakit apa sajakah yang ditangani di sarana kesehatan tersebut ( Penyakit
infeksi dan tidak infeksi )
– Berapakah dan Mengapa terjadi kasus kematian di sarana kesehatan tersebut ?
– Bila terjadi kasus gawat darurat, berapakah response time nya ?
– Siapakah yang membayar pelayanan kesehatan yang diberikan ? berapakah proporsinya ?
misalnya oleh sendiri, asuransi, pemerintah, pihak ketiga dsb
– Berapa banyak dan jenis obat yang habis setiap hari, setiap bulan dan setiap tahun?
– Dll
5
Informasi-informasi tersebut sangat dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk merencanakan
kebutuhan sumber daya seperti tenaga kesehatan, fasilitas, bahan habis pakai, peralatan medis
dan nonmedis, kebutuhan air, listrik, cleaning service dll agar pelayanan yang diberikan dapat
optimal dan meuaskan pelanggan.
Rekam medis di sarana pelayanan kesehatan primer (Puskesmas)
Rekam medis di Puskesmas merupakan salah satu sumber data penting yang nantinya
akan diolah menjadi informasi .
Jenis-jenis kartu atau status rekam medis yang ada di Puskesmas sangat bervariasi,
tergantung sasarannya, sebagai contoh 3 4:
 Family Folder
 Kartu Tanda Pengenal
 Kartu Rawat Jalan
 Kartu Rawat Tinggal
 Kartu Penderita & indek Penderita Kusta
 Kartu Penderita & indek Penderita TB
 Kartu Ibu
 Kartu Anak dll
 KMS Balita, anak sekolah, Ibu hamil dan Usila
 Kartu tumbuh Kembang Balita
 Kartu Rumah (sanitasi)
Sebagai gambaran, terlihat pada Diagram 1, alur pasien atau rekam medis yang terjadi
di Puskesmas.
6
Dari Diagram tersebut terlihat bahwa pasien yang datang ke Puskesmas dapat datang
sendiri atau membawa surat rujukan . Di Unit Pendaftaran, identitas pasien dicatat di kartu
atau status rekam medis dan selanjutnya pasien beserta kartu atau status rekam medisnya
dibawa ke Ruang Pemeriksaan. Oleh tenaga kesehatan, pasien tersebut dianamnesia dan
diperiksa serta kalau dibutuhkan dilakukan pemeriksaan penunjang. Akhirnya dilakukan
penegakkan diagnosa dan sesuai kebutuhan,pasien tersebut diberi obat atau tindakan medis
lainnya. Ke semua pelayanan kesehatan ini dicatat dalam kartu atau status rekam medis.
Setiap tenaga kesehatan yang melakukan pelayanan kesehatan dan atau tindakan medis harus
menuliskan nama dan membubuhi tandatangannya kartu atau status rekam medis tersebut.
Semua kegiatan ini merupakan kegiatan bagian pertama rekam medis (PATIENT RECORD).
Setelah melalui ini semua, pasien dapat pulang atau dirujuk. Namun demikian kegiatan
7
pengelolaan rekam medis tidak berhenti. Kartu atau status rekam medis dikumpulkan,
biasanya kembali ke Ruang Pendaftaran untuk dilakukan kodeing penyakit dan juga
pendataan di buku-buku register harian yang telah disediakan. Setelah diolah, kartu atau
status rekam medis dikembalikan ke tempatnya di Ruang Pendaftaran agar lain kali pasien
yang sama datang, maka kartu atau status rekam medisnya dapat dipergunakan kembali.
Kegiatan selanjutnya adalah kegiatan bagian kedua rekam medis yaitu
MANAJEMEN berupa rekapitulasi harian, bulanan, triwulanan, semester dan tahunan dari
informasi yang ada di kartu atau status rekam medis pasien.
Ruang lingkup kegiatan pengolahan dan analisa pada tingkat puskesmas adalah :
1. Mengkompilasi data dari Puskesmas baik dalam gedung maupun luar gedung
2. Mentabulasi data upaya kesehatan yang diberikan kepada masyarakat yang dibedakan
atas dalam Wilayah dan luar wilayah
3. Menyusun kartu index Penyakit
4. Menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan
5. Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan menggunakan data denominator
dll
Buku-buku register yang ada di Puskesmas tersebut cukup banyak, seperti 3 4 :
1. Rawat Jalan
2. Rawat Inap , bila Puskesmas tersebut mempunyai rawat inap
3. Kesehatan Ibu dan Anak
4. Kohort Ibu
5. Kohort Balita
6. Gizi
7. Penyakit menular
8. Kusta
9. Kohort kasus Tuberculosa
10. Kasus Demam berdarah
11. Pemberantasan Sarang Nyamuk
12. Tetanus Neonatorum
13. Rawat Jalan Gigi
14. Obat
15. Laboratorium
16. Perawatan Kesehatan Masyarakat
8
17. Peran Serta Masyarakat
18. Keseharan Lingkungan
19. Usaha Kesehatan Sekolah
20. Posyandu
21. dll.
Semua register dikompilasi menjadi laporan bulanan , laporan bulanan sentinel dan
laporan tahunan.
Laporan Bulanan yang harus dilakukan oleh Puskesmas adalah :
LB1 Data Kesakitan , berasal dari kartu atau status rekam medis pasien
LB2 Data Obat-obatan
LB3 Gizi, KIA, Immusasi , P2M
LB4 Kegiatan Puskesmas
Laporan Bulanan Sentinel (SST) :
LB1S Data penyakit dapat dicegah dengan immunisasi (PD3I),Ispa dan Diare.
Khusus untuk Puskesmas Sentinel (ditunjuk)
LB2S Data KIA, Gizi,Tetanus Neonatorum dan, PAK, khusus untuk Puskesmas
dengan TT
Laporan Tahunan : 5
LSD1 Data Dasar Puskesmas
LSD2 Data Kepegawaian
LSD3 Data Peralatan
Seluruh laporan tersebut merupakan fakta yang digunakan untuk proses perencanaan
Puskesmas demi menunjang peningkatan pelayanan kesehatan yang bermutu.
Sistem Informasi Kesehatan
Definisi Sistem Informasi Kesehatan adalah ”integrated effort to collect, process,
report and use health information and knowledge to influence policy-making,
programme action and research” 6.
Definisi ini mengandung arti bahwa kita harus memproses data menjadi informasi yang
nantinya diguankan untuk penyusunan kegiatan atau program dan penelitian.
9
Terdapat 2 jenis pengumpulan data yaitu INDIVIDUAL BASED dan COMMUNITY
BASED 7.
INDIVIDUAL BASED berasal dari kartu atau status rekam medis yang direkapitulasi. Hasil
rekapitulasi ini dapat digunakan untuk kepentingan institusi dan juga untuk kepentingan
masyarakat. COMMUNITY BASED berasal dari hasil surveillance atau studi yang
dilakukan di masyarakat. Hasil –hasil tersebut dapat digunakan untuk kepentingan
masyarakat dan juga kepentingan individu. (Diagram 2)
Diagram 2. Sumber informasi kesehatan
Pemanfaatan informasi yang berasal dari Puskesmas dapat berupa ;
1. Cakupan Program misalnya Cakupan KIA , Gizi, Cakupan Imunisasi dll
2. Gambaran kunjungan di Puskesmas
3. Gambaran 10 penyakit terbanyak berdasarkan umur dan jenis kelamin, penyakit
menular dan penyakit tak menular ( Communicable diseases , Non Communicable
diseases )
4. Gambaran penyebab kematian berdasarkan umur, penyakit menular dan penyakit tak
menular ( Communicable diseases , Non Communicable diseases )